【OutlookのCopilot】メールの返信や要約をAIがサポートする機能の使い方

メーラーとAIがコラボした「Copilot in Outlook」は、何がどう凄い？使い方やできることを、わかりやすく詳細にお伝えします！

Copilot in Outlook｜アウトルック×AI（GPT-4）とは

Copilot in Outlookとは？読み方は？

Outlookといえば、メールやスケジュール管理のアプリケーションです。

Copilot in Outlook（コパイロット イン アウトルック）は、「Microsoft 365 Copilot」の新機能の一部となる「大規模言語モデル（LLM）を使った、自然言語での指示に応じてOffice操作を支援するAI（GPT-4）」が組み込まれることにより、「メール作成や管理を代行」してくれます。

言わば「メールアシスタントプラットフォーム」とでも言うべきアプリケーションに進化しています。

Copilot in Outlook｜使い方は？

Microsoft 365のサブスクリプションに入っていて、最新バージョンのOutlookがインストールされている必要があります。
※法人／個人とも契約プランによって、Copilotの利用が変わるのかなど、詳細発表が待たれます。

基本無料のWebブラウザーで利用可能なオンライン版のOutlook（Outlook on the Web）へもCopilotが搭載されるのかは、現時点で不明です。

Copilot in Outlook｜優先度の高い情報を仕分けたり提示する

Copilot in Outlookを開くと、受信箱（Inbox）からCopilotが解析した主要なトピック（Catch up with Copilot）がポップアップ表示されます。

※「キャッチアップを始める（Start catch up）」を押下すると、Copilotが受信箱から優先度の高い情報を仕分けしたり提示したりしてくれるモードに入るようです。

また、リボンの右上にあるCopilotアイコンをクリックすることで、Copilotパネルが開くので、メール処理について自然言語で指示したり、音声で話したりします。

Copilot in Outlook｜メールスレッドを要約する

対象のメールを選択し、メールスレッド上部の 「Copilot による要約」 ボックスで、メールスレッドの要約を作成することができます。

Copilot を使用してメール スレッドを要約する – Microsoftサポート

Copilot in Outlook｜メーラー×AIで何ができる？

【 Microsoft 365 Copilot なら、高度な分析や要約も自動でできる！｜ #動画でわかるCopilot 】
Microsoft 365 Copilot は、AI 副操縦士としてあなたをアシスト。

本動画では、Excel で表組みや What-If 分析を自動で生成し、Outlook でメールの要約や返信のドラフト案を作成する様子をご紹介します。 pic.twitter.com/FnohLDxsPJ

— 日本マイクロソフト株式会社 (@mskkpr) March 31, 2023

Copilot in Outlookは、対話型AIによって、たとえば下記のような支援が得られます。

1. 自然言語で文章の概要を入力するだけで、注文通りのメール文を作成する。
2. 先回りして受信箱にあるメールの優先付けや返信について提案する。
3. メールの返信時に、適切な文章量に要約したり礼節を強調したりできる。
4. 長く煩雑なメールスレッドを要約し、意見や未解決の質問を把握できる。
5. モバイルからも音声入力と合わせることで、適切な文章量のメール本文を生成してくれる。

続いてメールまわりの特徴を絞ってみていきます。

※Outlookのスケジュール機能については、従来もTeamsのカレンダー機能や会議連携がありましたが、Copilotのうち「ビジネスチャット」が横断的な役割を果たします。

煩雑な受信箱から注力すべきメールにフォーカスする

Copilotは、今がどんなに煩雑な状況であれ、時間を遡って「現在注力すべきメール」を見つけ出します。

例えば、明日が期限の依頼メールを、誰が何を依頼しているか「Catch up with Copilot」はポップアップに簡潔に表示します。

「キャッチアップを始める（Start catch up）」を押下すると、受信箱の当該メールへとフォーカスします。

このように今対応すべき優先度の高いメールを、探しまわったり、全てを仕分ける必要なく、即座に注力することができます。

Copilot in Outlook｜外出先から適切な文章量のメールをシームレスに作成する

モバイルアプリケーションにおいても、AIのチカラでメールの本文を作成したり、文章を要約して返信することができます。

営業担当者が出先で、「取引先へのお礼」といった即応したいもの、あるいは「クレームへのお詫び」などの込み入った返答が必要なメールについて、音声入力と合わせることで、適切な文章量やトーンでメール本文を作成してくれます。

また添付するファイルの内容やデータに応じた返信の下書きを即座に作成します。

Copilot in Outlook｜生成されたメールを下敷きに、さらに手を入れさせて送信する

即座に生成されたメールに対し、そのまま受け入れることもできますが、さらにブラッシュアップを指示することができます。

編集したり、より簡潔にしたり、文体を変えたり、文脈を補うためのファイルやデータを追加することができます。

Copilot in Outlook｜メールボックスにあるメールを要約・整理する

これまでも重複メールを削除したりする機能はありましたが、長いスレッドのメールを要約してポイントを抜き出したり、メールボックス自体を整理させることができます。

従来、何時間もかけていたメールボックスの整理は、数分で終えることができます。

Copilot機能のよくある質問や回答

OutlookのCopilot機能は、AIがメールの返信や要約をサポートする機能です。以下のQ&Aで、Copilot機能について詳しく知ることができます。

Q. Copilot機能はどのようにAIを学習しているのか

A. Copilot機能は、大量のテキストデータで学習したAIに、ユーザーデータを組み合わせて、コンテキストに合った応答を作ります。ユーザーデータは、AIの学習には使われません。

Q. Copilot機能はプライバシーを保護しているのか

A. Copilot機能は、ユーザーの同意とアクセス許可が必要です。また、ユーザーの役割や権限に応じて、表示されるドキュメントやデータを制限します。さらに、AIが提案する内容には、フィルター処理や制約をかけます。

Q. Copilot機能はどのように改善されていくのか

A. Copilot機能は、ユーザーの入力やフィードバックをもとに、品質や正確さを向上させます。新しい機能も追加されていきます。

Copilot in Outlook｜まとめ

もはや「メールボックスはCopilotに管理してもらってる」レベルです。

メールボックスはCopilotを通じて「間接的に扱う」のが当たり前になるように思えます。

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